Od 2012 roku organizujemy wycieczki dla grup – szkół, firm, seniorów, stowarzyszeń i instytucji. Przez ten czas klienci zadali nam chyba każde możliwe pytanie, dlatego zebraliśmy odpowiedzi na te, które słyszymy najczęściej. Wszystkie dotyczą tego, jak pracujemy na co dzień – od pierwszej rozmowy do powrotu z wycieczki.
Jeśli nie znajdziecie tu swojej odpowiedzi, proszę po prostu napisać lub zadzwonić: biuro@kroczek.org, tel. 18 300 02 01.
W skrócie – czego dotyczy Wasze pytanie?
Rezerwacja i organizacja – jak działamy, od ilu osób, skąd wyjeżdżamy, terminy.
Ceny i płatności – z czego wynika cena, zaliczki, faktury, dofinansowania.
Umowa, zmiany i rezygnacje – jak podpisujemy umowę i co, gdy plany się zmienią.
Bezpieczeństwo i opieka – dzieci, ubezpieczenia, gwarancje, kontakt 24 h.
Przebieg wycieczki – pilot, noclegi, wyżywienie, dokumenty, bagaż.
O biurze – dlaczego my i co mówią o nas klienci.
Rezerwacja i organizacja
Jak wygląda organizacja wycieczki od zapytania do wyjazdu?
Zaczynamy od rozmowy o potrzebach grupy – dokąd, na ile dni, w jakim budżecie. Na tej podstawie przygotowujemy program z wyceną, a po ustaleniu szczegółów i terminu podpisujemy umowę. Od tej chwili wszystkim zajmujemy się my: rezerwujemy transport, noclegi, wyżywienie, bilety, pilota i przewodników oraz ubezpieczenie.
Około 30 dni przed wyjazdem prosimy o listę uczestników, a na kilka dni przed wycieczką grupa otrzymuje link do strony swojego wyjazdu z kompletem informacji. W trakcie wycieczki grupą opiekuje się pilot, a my jesteśmy dostępni całodobowo.
Od ilu osób organizujecie wycieczki?
Organizujemy wyjazdy dla grup od 10 osób – górnego limitu nie ma. Najczęściej podróżują z nami grupy 30–55 osób, czyli jeden autokar, ale organizujemy też wyjazdy na 200 czy 300 osób, dzieląc grupę na kilka autokarów. Nie obsługujemy klientów indywidualnych ani grup mniejszych niż 10 osób – jeśli jest Was mniej, zachęcamy do zebrania większego grona zainteresowanych.
Czy program z katalogu można zmienić pod naszą grupę?
Tak – i robimy to bardzo często. Programy z katalogu to punkt wyjścia: można zmienić atrakcje, tempo, standard noclegów czy długość wyjazdu. Tworzymy też programy od zera, na kierunki spoza katalogu. Każda wycieczka jest szyta na miarę grupy.
Dokąd organizujecie wycieczki?
Po całej Europie – od wyjazdów krajowych po wszystkie miejsca dostępne dla ruchu turystycznego. W katalogu na naszej stronie znajdziecie ponad 180 gotowych kierunków, ale katalog nie wyznacza granic – na życzenie przygotujemy autorski program w dowolne miejsce Europy.
Skąd wyjeżdżamy? Czy odbieracie grupę z naszej miejscowości?
Tak – autokar podstawiamy pod wskazane miejsce, na przykład pod szkołę lub firmę. Na co dzień obsługujemy grupy z Małopolski, Podkarpacia i Śląska, a wyjazd z innych regionów Polski jest możliwy po dodatkowych ustaleniach. Przy wyjazdach samolotowych korzystamy z lotnisk w Krakowie, Rzeszowie i Katowicach oraz z Warszawy.
Czy zorganizujecie wycieczkę, jeśli mamy własnego przewoźnika albo chcemy dojechać pociągiem?
Transport organizujemy zawsze my – to część wycieczki dokładnie tak samo jak program, noclegi i opieka pilota. Czasem jest to autokar, który jedzie z Wami z Polski, a przy wyjazdach samolotowych – sprawdzona firma lokalna, obsługująca grupę na miejscu. Formę dobieramy do konkretnego wyjazdu, ale wybór przewoźnika zostaje po naszej stronie: pracujemy wyłącznie z firmami, które znamy, bo to my odpowiadamy przed Wami za przebieg całej wycieczki i musimy móc zareagować od ręki, gdy na trasie coś się zmieni. Z tego samego powodu nie realizujemy wyjazdów z przewoźnikiem wskazanym przez grupę.
Przy dojeździe pociągiem policzmy całość, zanim zapadnie decyzja. Na miejscu grupa i tak potrzebuje autokaru do realizacji programu – dojazdu do hotelu i do zwiedzanych obiektów, często poza centrum. Wynajęcie lokalnego przewoźnika często nie wychodzi taniej niż jeden autokar na całą wycieczkę, a dochodzą jeszcze bagaże i godziny odjazdów, do których trzeba dopasować cały dzień. Jeśli myślicie o pociągu z konkretnego powodu, proszę o telefon – przygotujemy wycenę obu wariantów i pokażemy różnicę na liczbach.
Jak szybko dostaniemy wycenę i co się w niej znajdzie?
Czas przygotowania zależy od stopnia złożoności wyjazdu i liczby programów, o które pytacie – po otrzymaniu zapytania od razu potwierdzamy mailem, kiedy oferta będzie gotowa. Wycena jest bezpłatna i niezobowiązująca. Zawsze otrzymujecie jedną, całościową cenę w złotówkach – z transportem, noclegami, wyżywieniem, biletami wstępu, opieką pilota i ubezpieczeniem. Bez dopłat „na miejscu” i bez gwiazdek.
Z jakim wyprzedzeniem najlepiej rezerwować termin?
Im wcześniej, tym więcej możemy dla Was zarezerwować – najlepsze hotele i atrakcje mają ograniczoną dostępność. Nasze wycieczki cieszą się dużą popularnością: na terminy z największym zainteresowaniem grup, jak majówka, Boże Ciało czy inne długie weekendy, grupy rezerwują nawet z rocznym wyprzedzeniem. Przy wycieczkach szkolnych w wysokim sezonie (maj, czerwiec, wrzesień, październik) dobrze zaplanować wyjazd kilka miesięcy wcześniej.
Czy organizujecie wyjazdy dopasowane do możliwości grupy?
Tak – to podstawa naszej pracy z każdą grupą, także z seniorami i osobami z niepełnosprawnościami. Zaczynamy od rozmowy o możliwościach uczestników i pod nie dobieramy obiekty, trasy oraz tempo zwiedzania. W autokarze możemy na przykład zarezerwować dwa miejsca dla osób, które tego potrzebują. Program i wycena powstają zawsze indywidualnie, po rozpoznaniu potrzeb grupy.
Ceny i płatności
Od czego zależy cena wycieczki?
Każdą wycieczkę wyceniamy indywidualnie. Na cenę wpływają przede wszystkim: liczba uczestników, kierunek, standard noclegów i transportu, liczba zwiedzanych obiektów z biletami wstępu, zakres wyżywienia oraz termin – wyjazdy w długie weekendy i w szczycie sezonu są droższe niż te w tygodniu lub poza sezonem. Dzięki temu możemy dopasować wyjazd do budżetu grupy, zmieniając te elementy, na których Wam mniej zależy.
Czy są rabaty dla dużych grup?
Rabatów nie stosujemy – cena zawsze wynika z rzetelnej kalkulacji. Dobra wiadomość: im większa grupa, tym niższa cena na osobę, bo koszty stałe rozkładają się na więcej uczestników. Granicą jest pojemność autokaru (57–59 miejsc) – powyżej niej potrzebny jest drugi pojazd i cena rośnie. Jeśli budżet jest napięty, chętnie przebudujemy program tak, aby się w nim zmieścił.
Jak wyglądają płatności – zaliczka, raty, terminy?
Najczęściej pierwsza wpłata to 30–50% wartości wycieczki, płatna do 21 dni od podpisania umowy, a pozostała część – około 21 dni przed wyjazdem. Dokładny harmonogram zapisujemy w umowie. Płatność przelewem na konto bankowe albo gotówką – przy gotówce możemy umówić się na spotkanie na miejscu.
Czy w trakcie wyjazdu trzeba doliczyć euro „na miejscu”?
Nie. Wycena jest zawsze całościowa i w złotówkach – składniki walutowe przeliczamy po aktualnym kursie i wliczamy w cenę. Uczestnicy zabierają pieniądze wyłącznie na własne wydatki: pamiątki, przekąski, napoje.
Czy cena może się zmienić po podpisaniu umowy?
Tylko w sytuacjach, na które pozwala ustawa: przy zmianie kosztów transportu (np. paliwa), opłat urzędowych lub kursów walut – i wyłącznie o realną różnicę kosztów, nie później niż 20 dni przed wyjazdem. Gdyby podwyżka przekroczyła 8% ceny, możecie bezkosztowo zrezygnować z umowy. Działa to też w drugą stronę – przy spadku kosztów cena ulega obniżeniu. Szczegóły opisuje pkt 11 naszych Ogólnych warunków uczestnictwa.
Czy dostaniemy fakturę? Na kogo może być wystawiona?
Tak – fakturę wystawiamy na dane wskazane w umowie (szkoła, firma, rada rodziców, osoba prywatna) i wysyłamy e-mailem do 7 dni roboczych po zakończeniu wycieczki. Ważne: jeśli faktura ma być na inne dane niż w umowie, prosimy o informację przed pierwszą płatnością – po jej dokonaniu przepisy nie pozwalają już zmienić nabywcy.
Czy firma może zapłacić gotówką?
Osoby prywatne – tak, bez ograniczeń. W przypadku firm obowiązuje ustawowy limit transakcji gotówkowych 15 000 zł – powyżej tej kwoty płatność musi przejść przelewem. Chętnie podpowiemy najwygodniejsze rozwiązanie przy podpisywaniu umowy.
Czy można rozliczyć wyjazd z ZFŚS lub dofinansowania?
Tak – regularnie obsługujemy wyjazdy współfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, dotacji i innych projektów. Przy takich wyjazdach możliwa jest także płatność po wycieczce – warunki ustalamy zawsze przed podpisaniem umowy, aby rozliczenie przebiegło bez niespodzianek.
Umowa, zmiany i rezygnacje
Jak zawieramy umowę? Czy trzeba przyjeżdżać do biura?
Nie trzeba – większość umów podpisujemy na odległość. Wysyłamy komplet dokumentów e-mailem, Wy odsyłacie podpisaną umowę jako skan lub zdjęcie, a my odsyłamy ją z naszym podpisem – i to jest moment zawarcia umowy. Jeśli wolicie spotkanie, przyjedziemy do szkoły, firmy lub w inne wskazane miejsce.
Co jeśli będzie nas mniej, niż zgłosiliśmy?
Prosimy o kontakt jak najwcześniej – wtedy mamy najwięcej możliwości. Przy zmianie liczby uczestników przeliczamy cenę na osobę dla nowej wielkości grupy, a na Waszą prośbę zrobimy to także przy grupie mniejszej niż minimum zapisane w umowie. Rozliczenie osób rezygnujących opisuje pkt 19 Ogólnych warunków uczestnictwa.
Czy można zamienić uczestnika na inną osobę?
Tak – jeśli ktoś nie może jechać, na jego miejsce może wejść inna osoba. Wystarczy zgłosić zamianę najpóźniej 7 dni przed wyjazdem. To najprostszy sposób, aby grupa nie ponosiła kosztów rezygnacji.
Jak wygląda rezygnacja z wycieczki? Ile to kosztuje?
Z udziału w wycieczce można zrezygnować w każdej chwili. Opłata za rezygnację odpowiada wyłącznie kosztom, które do tego momentu realnie ponieśliśmy (np. bezzwrotne zaliczki u hotelu czy za bilety) – nie stosujemy sztywnych, procentowych tabel. Różnicę zwracamy w ciągu 14 dni, a na życzenie przedstawiamy uzasadnienie wyliczenia. Im wcześniej rezygnacja, tym niższe koszty – dlatego prosimy o szybki kontakt.
Czy możecie odwołać wycieczkę? Co wtedy z pieniędzmi?
Zdarza się to zupełnie wyjątkowo – wyłącznie z powodu nadzwyczajnych okoliczności (np. sytuacja w miejscu docelowym uniemożliwiająca wyjazd). W takim przypadku zwracamy wszystkie wpłaty w ciągu 14 dni.
Czy warto wykupić ubezpieczenie od kosztów rezygnacji?
Przy droższych wyjazdach – naszym zdaniem tak. Takie ubezpieczenie chroni wpłacone pieniądze, gdyby uczestnik musiał zrezygnować np. z powodu choroby. Każdy uczestnik może wykupić je indywidualnie; chętnie podpowiemy, jak to zrobić, i doradzimy również rozszerzenie ochrony o OC lub wyższe sumy ubezpieczenia.
Bezpieczeństwo i opieka
Jak dbacie o bezpieczeństwo dzieci?
To dla nas temat bez kompromisów. Mamy wdrożone Procedury Ochrony Dzieci – publiczny dokument dostępny na naszej stronie – a osoby pracujące z grupami szkolnymi są co roku weryfikowane w państwowym rejestrze i składają oświadczenia o niekaralności. Piloci znają procedury reagowania i mają z nami całodobowy kontakt. Programy szkolne układamy z myślą o wieku i możliwościach dzieci.
Czy uczestnicy są ubezpieczeni?
Tak, każdy uczestnik. Przy wycieczkach krajowych w cenie jest ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków, przy zagranicznych – dodatkowo koszty leczenia i bagaż. Dokładne sumy ubezpieczenia podajemy w programie wycieczki, a ogólne warunki ubezpieczenia przesyłamy razem z umową.
Co się stanie z naszymi wpłatami, gdyby biuru coś się stało?
Wasze pieniądze są chronione ustawowym systemem zabezpieczeń. Jesteśmy wpisani do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych (wpis nr 10454), mamy gwarancję ubezpieczeniową i odprowadzamy składki na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny oraz Turystyczny Fundusz Pomocowy. W praktyce oznacza to, że wpłaty klientów są zabezpieczone niezależnie od sytuacji biura – to jedna z najważniejszych różnic między biurem podróży a przewoźnikiem czy „organizatorem” bez wpisu.
Czy jesteście dostępni w trakcie wyjazdu?
Tak – przez całą wycieczkę grupa ma przy sobie pilota, a nasze biuro jest dostępne dla uczestników 24 godziny na dobę pod numerem alarmowym podawanym przed wyjazdem. Na co dzień pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–16:00.
Czy opiekunowie jadą bezpłatnie?
Tak – standardem naszych ofert szkolnych są bezpłatne miejsca opiekunów. Szczegóły zapisujemy zawsze w ofercie i umowie.
Jakim autokarem pojedziemy?
Współpracujemy wyłącznie z doświadczonymi przewoźnikami dysponującymi nowoczesnymi autokarami z pełnymi uprawnieniami do przewozu grup. Autokar dobieramy do wielkości grupy i trasy. Na życzenie przekażemy dane pojazdu przed wyjazdem, np. do zgłoszenia kontroli autokaru szkolnego.
Przebieg wycieczki
Kto opiekuje się grupą na miejscu?
Przez całą wycieczkę grupę prowadzi pilot – to on czuwa nad programem, logistyką i dobrą atmosferą. W zwiedzanych miejscach dołączają lokalni przewodnicy, którzy znają je najlepiej. Na większości wycieczek korzystamy z bezprzewodowego systemu tour guide, dzięki któremu każdy słyszy przewodnika bez ścisku i przekrzykiwania. Piloci to najczęściej chwalony element naszych wyjazdów w opiniach klientów.
Co to jest Plan Podróży i kod PIN?
Plan Podróży to strona internetowa Waszej wycieczki – z programem, godziną i miejscem zbiórki, danymi hotelu, posiłkami i kontaktem do pilota. Link wysyłamy na kilka dni przed wyjazdem, a dostęp zabezpiecza kod PIN z umowy. Organizator grupy może udostępnić stronę uczestnikom lub rodzicom – wszyscy mają wtedy te same, aktualne informacje w jednym miejscu.
Gdzie śpimy i co jemy? Jak zgłosić diety?
Nocujemy w sprawdzonych obiektach – nazwę i adres hotelu podajemy przy podpisywaniu umowy. Menu obiadokolacji ustalamy przed wyjazdem, wybierając jeden zestaw dla grupy. Jeżeli ktoś z uczestników jest na diecie wynikającej z zaleceń lekarza, prosimy o informację wcześniej – skonsultujemy ją z restauracją.
Jakie dokumenty są potrzebne na wyjazd zagraniczny?
Każdy uczestnik, także dziecko, musi mieć własny dowód osobisty lub paszport – zalecamy dokument ważny co najmniej 6 miesięcy od daty powrotu. Przy wyjazdach do Wielkiej Brytanii potrzebne jest dodatkowo zezwolenie ETA, a na wyjazdy po Unii zalecamy wyrobić bezpłatną kartę EKUZ. O wszystkich wymaganych dokumentach przypominamy przed wyjazdem.
Ile bagażu można zabrać?
Przy wyjazdach autokarowych: jedna walizka do 20 kg (maks. 80×55×35 cm) plus bagaż podręczny do 5 kg. Przy busach limity są mniejsze, a przy wyjazdach samolotowych obowiązują zasady przewoźnika – dokładne limity podajemy zawsze w programie wycieczki. Bagaż główny jedzie w luku bez dostępu w trasie, dlatego rzeczy potrzebne w podróży trzeba mieć przy sobie.
Jak wygląda wycieczka szkolna w praktyce?
Program dopasowujemy do wieku, a między zwiedzaniem dbamy o dobrą zabawę: animacje, konkursy z nagrodami i quizy o odwiedzanych miejscach. Rodzice mają dostęp do strony wycieczki z kompletem informacji, a opiekunowie – stały kontakt z pilotem i biurem. Jak ujęła to jedna z organizatorek: „Zaplanowana ze szczegółami, dostosowana do wieku i możliwości dzieci, wiele atrakcji, ciekawych miejsc. Pani pilotka o anielskim usposobieniu skradła serca wszystkich uczestników”.
O biurze
Dlaczego KROCZEK, a nie tańsza oferta?
Bo różnicę widać na wycieczce. Każde miejsce z programu znamy z autopsji, programy piszemy sami pod konkretną grupę, a współpracujemy tylko ze sprawdzonymi pilotami, przewodnikami, hotelami i przewoźnikami. Rocznie wyjeżdża z nami ponad 10 000 osób, a ponad 100 szkół, firm i instytucji wraca do nas z kolejnymi wyjazdami. Cena odzwierciedla brak kompromisów – i to klienci potwierdzają w ponad 240 opiniach Google ze średnią 4,98/5.
Czy mogę zobaczyć opinie innych grup?
Oczywiście – wszystkie opinie są publiczne w naszej wizytówce Google (wystarczy wpisać „Biuro Podróży KROCZEK”). Znajdziecie tam ponad 240 ocen ze średnią 4,98/5, w większości od organizatorów wycieczek szkolnych i grupowych. Odpowiadamy na każdą opinię.
